Comment planifiez-vous votre semaine ? C’est une question pour beaucoup d’entre nous, mais pas nécessairement pour les mêmes raisons. Peut-être vous sentez-vous dépassé et souhaitez mieux vous organiser ? Ou êtes-vous déjà organisé, mais vous cherchez à augmenter votre productivité et à consacrer plus de temps à ce qui compte vraiment pour vous ?
Quelle que soit votre situation, voici 5 étapes pour planifier efficacement votre semaine, et surtout les erreurs à éviter. Vous commencerez lundi avec un esprit plus léger, une vision claire et bien équipé pour gérer les dangers.
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Plan de l'article
1. Faites le point sur la semaine dernière
Première chose : prenez le temps de faire le point sur la semaine précédente. Pourquoi ? En identifiant ce qui s’est bien passé et ce qui n’a pas fonctionné, vous pouvez optimiser votre organisation petit à petit.
Comment faites-vous cette semaine avis ? Voici quelques conseils pour une évaluation complète, rapide et efficace.
Mise à jour sur vos objectifs et To do
Re scan la semaine précédente, et demandez-vous :
- Qu’est-ce que j’ai fait ? C’est pas fini ?
- Que dois-je reporter, déléguer ou abandonner ?
👉 Erreur à éviter : reporter systématiquement les tâches inachevées
Certaines choses peuvent avoir perdu de leur importance après une semaine. Dans ce cas, ne vous chargez pas inutilement. N’hésitez pas à
:
- Supprimez-les de votre liste de tâches
- ou notez-les dans votre liste « à faire plus tard ».
Vos pistes d’amélioration
Une fois cette analyse rapide terminée, profitez-en pour faire le point sur votre organisation.
- Ce qui a fonctionné ?
- Qu’est-ce qui a mal tourné ?
- Comment faites-vous mieux la semaine prochaine ?
En faisant l’exercice, vous pouvez vous rendre compte que :
- vous êtes trop optimiste : vous surchargez votre rapport avec des choses que vous n’avez pas J’ai le temps de le faire.
- Vous n’avez pas réservé un créneau dans votre agenda pour travailler sur un dossier important. En conséquence, vous y êtes entré tard dans la soirée à la maison.
- Ou, pour une fois, vous avez pris le temps de faire du shopping à la pause déjeuner, ce qui vous a vraiment fait gagner du temps le week-end, et donc vous devez recommencer.
👉 Erreur à éviter : identifier les domaines à améliorer sans les appliquer.
Identifier comment s’améliorer chaque semaine est un levier très puissant pour gagner rapidement en efficacité. Cependant, au cours de la semaine, nous oublions parfois de mettre en pratique, voire ce que nous avons décidé. Pour éviter de tomber dans ces biais, je vous conseille de :
- Choisissez un seul domaine d’amélioration pour la semaine suivante.
- Écrivez-le afin de l’avoir régulièrement devant vos yeux (par exemple, affichez le sur un ordinateur, un agenda…).
- Travaillez pendant une semaine.
Vos réussites
Le dernier élément important de toute évaluation est d’augmenter vos succès. En effet, nous avons tendance à oublie vite ce qui a fonctionné, et de voir le verre à moitié vide. Mais mettre en avant vos réussites est un bon moyen de conserver votre motivation, votre enthousiasme et votre bonne humeur pour attaquer la semaine suivante. Alors, posez-vous la question
- suivante : quels sont mes accomplissements cette semaine ?
2. Identifiez vos rendez-vous importants et ajustez les rendez-vous récurrents.
Une fois l’évaluation terminée, il est temps de passer à l’organisation de la semaine à venir ! Au programme : identifiez les événements importants et leur impact sur vos routines.
Événements importants à venir
Consultez votre agenda :
- Quels sont les événements et les rendez-vous importants à venir ?
- Que devez-vous préparer à l’avance ?
- Quel impact ont-ils sur votre emploi du temps hebdomadaire ?
👉 Erreur à éviter : Ne pas anticiper les temps de préparation
Certains événements importants peuvent nécessiter une préparation, tels que : Faire
- des recherches sur un sujet.
- Tu te cales avec untel et tel.
- Préparez-vous à votre intervention.
L’
anticipation des temps de préparation vous permettra d’aborder ces événements plus sereinement et d’éviter la course de dernière minute. Donc, si ce n’est déjà fait, bloquez immédiatement les créneaux de préparation.
Ajuster vos activités récurrentes.
Chaque semaine, vous effectuez deux types de tâches :
des
- activités récurrentes également appelées « routines ». Par exemple :
- réunion d’équipe tous les jeudis matin
- 1:1 avec votre patron tous les 15 jours
- Sport tous les mardis soirs
- Sortie familiale tous les dimanches après-midi
- Activités ponctuelles, telles que :
- travailler sur le projet X
- acheter un nouveau téléphone.
Cependant, des événements spécifiques peuvent perturber vos habitudes et activités récurrentes (par exemple, voyages d’affaires, fêtes de famille). Donc :
- assurez-vous que vos routines professionnelles et personnelles se portent bien évalué.
- Ajustez votre horaire si nécessaire (par exemple, passer à un autre jour).
👉 Erreur à éviter : perdre du temps chaque semaine à identifier vos activités récurrentes. Pour
ne pas avoir à faire un effort à chaque fois pour vous souvenir de vos routines de la semaine : Dressez la
- liste de vos activités récurrentes pour la semaine une fois pour toutes.
- Bloquez ensuite des créneaux ou des jalons récurrents dans votre calendrier.
Ainsi, chaque semaine, vous gagnerez un temps précieux :
- vous n’aurez qu’à consulter votre liste
- ou mieux, vos routines seront déjà planifiées dans votre agenda 🙂 Pour ne plus avoir à y penser !
3. Définissez vos 3 priorités pour la semaine
Étape 3 : définissez vos trois priorités pour la semaine.
- Pourquoi ne pas commencer par votre liste de choses à faire ? En commençant par vos priorités, vous ne serez pas submergé par une montagne de les choses à faire et diverses contraintes externes. C’est un moyen efficace de rester concentré sur vos objectifs et de consacrer du temps à ce qui compte pour vous.
- Comment faites-vous ? Voici deux méthodes.
Méthode 1 : Fixez vos priorités pour la semaine en fonction de vos objectifs.
Si, avant même de planifier votre semaine, vous avez une idée claire de vos objectifs professionnels et personnels et de la façon d’y arriver, il vous sera facile de fixer vos priorités.
L’idée est de travailler en cascade en répondant successivement à ces questions :
- Quels sont vos principaux objectifs professionnels et personnels pour l’année ?
- Parmi ces objectifs, quelles sont vos 3 priorités pour les 3 prochains mois ?
- Si vous vous concentrez sur ce mois-ci, quelles sont les 3 choses que vous voulez accomplir
- cette semaine, quelles sont les 3 actions à faire qui auront le plus d’impact sur vos priorités ce mois-ci ?
La réponse à cette dernière question est vos priorités pour la semaine.
Pour éviter de faire le faites de nouveau de l’exercice chaque semaine, fixez vos objectifs en amont par horizon temporel. De cette façon, vous n’avez qu’à consulter vos objectifs pour le mois pour définir vos priorités pour la semaine à venir.
Pour ce faire, vous pouvez compter sur des outils tels que :
- le planificateur Appy 365 pour imprimer et insérer dans un classeur ou Filofax
- The Appytodo Digital Planner sur une tablette ou un iPad avec un stylet.
Ces deux outils reprennent entre autres ce principe de cascade et contiennent des feuilles à compléter pour mieux gérer votre temps et vos priorités.
Méthode 2 : Choisissez les 3 actions les plus importantes de la semaine
Une autre méthode consiste à répondre à une question simple.
- Quelles sont les 3 choses les plus importantes à faire cette semaine ?
Si vous avez du mal à répondre à cette question, voici deux questions complémentaires :
- qu’est-ce qui aura des conséquences majeures si ce n’est pas fait ?
- Qu’est-ce qui produira le plus grand impact positif si c’est fait ? (les 20 % qui produisent le résultat de 80 % selon la loi de Pareto) ?
Méthode simple et rapide, faites toujours attention à certains biais.
👉 Erreurs à éviter : Ne tenez pas compte des préjugés
- Assurez-vous de définir ce qui est important pour vous et non pour les autres.
- Ne confondez pas l’urgence avec l’important.
- Ne restez concentré sur aucun aspect de votre vie ou de votre travail.
- Balayez en large.
- Conseil : choisissez au moins 1 priorité pro et 1 personnage sur les 3 pour garder un certain équilibre.
- Tenez compte des impacts à moyen et long terme, et pas seulement de ce qui vous apportera une satisfaction immédiate (loi de Laborit).
4. Liste de vos choses à faire de
la semaine Les 3 priorités de la semaine établies, il est temps d’entrer un peu plus en détail.
Vos tâches ponctuelles pour la semaine
Pour établir votre « À faire » pour la semaine : Dressez la
- liste de toutes les tâches à effectuer au cours de la semaine à venir (à l’exception des routines).
- Faire assurez-vous d’avoir intégré vos 3 priorités après les avoir divisées en actions (les fameuses « petites étapes »).
- Jetez un œil à vos choses à faire du mois pour compléter votre À de la semaine en une ou deux actions.
- Re-lisez et ajustez.
Les tâches les plus importantes d’abord
Une fois que vous avez établi votre liste, priorisez immédiatement vos tâches à faire.
Pourquoi ? Les jours sont semés d’imprévus. Certaines semaines, votre emploi du temps peut être bouleversé et vous ne pourrez pas tout faire. En commençant vos semaines par les tâches les plus importantes, vous les sécurisez au minimum. Cela implique de trier en amont vos choses à faire en fonction du degré d’importance.
Comment ? Voici quelques techniques :
- La matrice d’Eisenhower qui définit un ordre entre l’important et l’urgent.
- La méthode ABCDE qui consiste à mettre des lettres en fonction des conséquences de le faire ou non, et de l’importance.
- Ou simplement l’évaluation des tâches dans les uns par rapport aux autres (ex : la tâche A est-elle plus importante que la tâche B ?).
Une fois vos choses à faire triées, vous pouvez simplement «
- marquer » les plus importantes avec une couleur ou un signe.
- ou attribuez un ordre d’importance à l’aide d’un nombre (1, 2, 3…).
NB : Logiquement, les tâches les plus importantes doivent inclure vos priorités pour la semaine. Si ce n’est pas le cas, demandez-vous si vos priorités sont justes et ajustez-les si nécessaire.
👉 Erreur à éviter : faire de longues listes de choses à faire et y consacrer trop de temps
L’idée d’une liste de choses à faire hebdomadaire n’est pas d’y passer une demi-journée, ni de se surcharger.
- Dans un délai maximum de 15 minutes, vous devriez avoir une vision de vos priorités et de ce que vous devez faire une fois la phase de rodage passée.
- Pas besoin d’entrer dans les micro-tâches pour la planification hebdomadaire, d’ajuster le niveau de granularité de votre à l’horizon temporel et le niveau d’importance des tâches.
- Demandez-vous si le nombre de tâches saisies pour le La semaine est réaliste. Sinon, prenez l’habitude de les supprimer dès le début ou de les mettre dans la liste « faire plus tard ».
5. Organisez vos choses à faire dans votre agenda
La dernière étape de la planification de votre semaine consiste à vous assurer que tout correspond à l’heure et à mettre à jour votre agenda en conséquence. J’ai consacré un article entier à ce sujet.
Voici déjà quelques conseils : Regroupez
-
- vos tâches (par exemple par sujet et type d’activité) et planifiez des blocs de temps pour y travailler (minimum 1 heure).
- Mettez tout dans votre agenda (temps de travail, tampons entre les réunions, temps de traitement de vos e-mails, pour les imprévus, les déplacements…).
- Commencez par planifier vos priorités.
- Utilisez un code couleur pour voir en un coup d’œil l’organisation de votre semaine et vos priorités (ex : important rendez-vous = rouge, inattendu = violet, pauses = bleu…).
👉 Erreurs à éviter : « surplanifier » et devenir rigide
Bien sûr, il est conseillé de tout mettre dans son agenda, mais attention quand même à ne pas « surplanifier ».
Par exemple : en épissant votre temps en micro-tâches, le risque est de passer beaucoup trop de temps à planifier et à réajuster votre emploi du temps sans vous arrêter en raison d’événements imprévus ou de dépassements de temps. Cependant, les dangers et les sous-estimations de l’effort sont monnaie courante. Donc :
- préférez plutôt travailler dans de grands blocs de temps thématique plutôt que des micro-tâches.
- Soyez flexible et prêt à changer votre agenda.
C’est à vous de
voir. J’espère que vous avez une vision claire de la façon de planifier votre semaine et que vous avez déjà quelques conseils à mettre en œuvre rapidement. Pour moi, la planification hebdomadaire est l’un des secrets de la productivité et du maintien de l’équilibre au quotidien.
👉 De quoi vous êtes-vous souvenu ? Comment allez-vous adapter la préparation de vos semaines ?
Commencez dès maintenant et bloquez un créneau pour faire votre bilan et planifier la semaine (par exemple, le vendredi au bureau ou le dimanche soir à la maison).
Pour aller plus loin
- Si vous recherchez de l’aide, un « compagnon » pour mieux planifier vos semaines, découvrez les agendas d’appytodo :
- le planificateur numérique d’Appytodo sur tablette avec stylet, un agenda complet (plus de 600 pages), avec des sections spécifiques pour faire régulièrement le point et établissez vos priorités. Il suffit de se laisser guider.
- L’Appy 365 pour ceux qui préfèrent le papier : un kit de cartes à imprimer et à compléter qui contient les éléments essentiels pour planifier votre semaine, votre mois et votre année. En un coup d’œil, vous visualisez vos priorités.
- Pour mieux gérer votre temps, je vous recommande ces deux articles complémentaires :
- Les 9 lois de la gestion du temps.
- 30 conseils de productivité.
- Et si votre problème est que vous ne trouvez pas de temps pour vous-même, voici un article pour vous : Comment prenez-vous du temps pour vous-même ?