Comment faire un planning avec Microsoft Project ?

Récemment, nous vous avons présenté les points forts de MS Project, le logiciel de gestion de projet de Microsoft que vous pouvez acheter à moindre coût chez Licenceking. Dans ce Hacking hebdomadaire, nous expliquons comment rassembler toutes les données d’un projet dans un calendrier de référence jusqu’à une date limite que vous avez fixée.

En fin de compte, la ligne de base du projet MS contient toutes les données du projet validé qui doivent être terminées à une certaine date. En particulier, vous pouvez définir l’allocation des ressources, les coûts, les descriptions des tâches, les investissements, la durée et les délais. Avec la base de référence de MS Project, vous pouvez voir si les valeurs estimées convenues, par exemple, sont conformes aux coûts projetés ou aux délais avec les valeurs actuelles du projet. Si ces données divergent, vous voyez quel impact elles peuvent avoir sur l’ensemble de la planification ou sur les coûts.

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Avec le calendrier de référence MS Project, des valeurs de planification explicites peuvent être archivées avec de nombreux détails jusqu’à une date que vous choisissez vous-même. Cela inclut, par exemple, la validation de la réduction ou de l’augmentation du personnel, d’un jalon atteint ou du début du projet. Vous pouvez enregistrer jusqu’à onze calendriers de référence.

Pour enregistrer les valeurs prescrites pour le coût, le travail, la durée, le début et la fin du projet en tant que référence, cliquez sur le menu de commandes du logiciel de gestion de projet « Projet » → « Définir la base de référence », puis « Référence » → « Projet complet ». Il ne vous reste plus qu’à confirmer avec « OK ». Vous avez donc enregistré vos valeurs cibles en tant que référence MS Project.

Pour comparer les valeurs de la ligne de base avec les valeurs projetées, recherchez dans le menu « Projet » la commande « Statistiques du projet », puis choisissez « Informations sur le projet » et enfin « Statistiques ». Vous pouvez ensuite associer l’inventaire du programme actuel au calendrier de référence.

Logiciel de gestion de projet : rapports précieux et aperçu Comparer les prévisions et les progrès réels

Avec le calendrier de référence de MS Project, il est possible d’obtenir des rapports ou un aperçu pour comparer les valeurs prescrites avec les valeurs actuelles. C’est précieux ! Lorsque vous avez enregistré la planification de MS Project, vous définissez les valeurs de ce calendrier, c’est-à-dire les estimations validées ou les objectifs en termes de dates de début et de fin, de coût, de travail et de durée du projet. Lorsque ces objectifs sont atteints, vous pouvez évaluer son succès.

À ce moment-là, vous pouvez utiliser les différents rapports, aperçus et tableaux mis à disposition par le logiciel de gestion de projet MS Project pour voir les variations entre les valeurs de référence et les prévisions actuelles. Cela facilite la comparaison des valeurs estimées avec les valeurs réelles. Pour ce faire, vous pouvez adapter un tableau déjà existant ou opter pour un graphique ou un tableau dans les modèles prédéfinis.

Par exemple, si vous prévoyez de revoir les coûts planifiés actuels et le coûts initialement prévus afin de compenser un glissement budgétaire le plus rapidement possible, allez dans le menu du ruban Tableau « Entrée » (une combinaison du diagramme de Gantt et du tableau standard) pour les colonnes « Coûts », « coûts prévus » et « variation des coûts ». Ensuite, dans Affichage, recherchez « Utilisation des ressources » pour comparer certaines valeurs de référence à celles de la phase de projet dans laquelle vous vous trouvez.

Pour présenter les variations entre le début et la fin du projet sous forme de graphique ou de tableau, la vue « Diagramme de Gantt : surveillance » associée au « tableau de variance » conviendra le mieux. Avec les rapports graphiques, vous avez également la possibilité d’exporter les données du projet vers Visio ou Excel. Pour que les modifications apparaissent dans votre calendrier, Microsoft Project possède de nombreuses fonctionnalités dynamiques utiles qui s’adaptent continuellement à l’avancement du projet. Vous trouverez d’autres conseils utiles sur l’utilisation de MS Project ici !

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