La question de la tenue de registre des traitements de données est encore aujourd’hui la source de nombreux casse-têtes en France. Imposé par la Commission nationale de l’informatique et des libertés, ce document revêt une importance capitale. Des règles incontournables doivent être suivies dans son établissement.
Dans l’idéal, la moindre erreur doit être évitée dans l’optique de protéger l’entreprise et son activité. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’établissement d’un registre des traitements de données n’est pas une mission très complexe. Les conseils de ce guide vous indiquent les grandes notions à retenir sur ce registre et les pistes pour l’établir sans difficultés.
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Plan de l'article
- Établissement du registre des traitements de données : une obligation légale bénéfique pour les institutions
- Liberté dans le choix de la forme que revêt le registre des traitements de données
- Les mentions à faire figurer dans le registre des traitements de données
- Conseils pour réussir l’établissement d’un registre des traitements de données
- Les risques encourus en cas de non-respect de l’obligation d’établir un registre des traitements de données
- Comment assurer la mise à jour régulière du registre des traitements de données pour rester en conformité avec la réglementation en vigueur
Établissement du registre des traitements de données : une obligation légale bénéfique pour les institutions
Le registre des traitements de données est un document très important que de nombreuses entreprises sont appelées à éditer. Toutes les institutions, quelles que soient leurs formes, qui collectent et traitent des données personnelles sont tenues de satisfaire à l’obligation d’établissement de ce registre.
Plus concrètement, les entreprises avec plus de 250 salariés doivent se conformer à cette obligation. Les institutions avec moins de personnel ne sont concernées par l’obligation que si elles réalisent le traitement de données sensibles.
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C’est dans la loi que l’obligation de la tenue d’un tel registre est imposée. L’article 30 du Règlement général sur la protection des données matérialise expressément cette obligation. En établissant ce registre, les entreprises se mettent ainsi en conformité avec la loi, mais pas que.
Le registre des traitements de données a une valeur de preuve. Elle permet aux institutions de conserver des traces de leurs activités et de s’en servir en cas de litige. Grâce à ce registre, les institutions peuvent notamment démontrer qu’elles sont en règles et qu’elles n’ont commis aucune violation des principes de collecte et de traitement de données en vigueur.
Liberté dans le choix de la forme que revêt le registre des traitements de données
Pour établir un registre des traitements de données, vous n’avez pas à trop réfléchir sur la forme que revêtira le document. La loi ne fixe aucun formalisme rigide à ce niveau. La seule indication du RGPD sur la question précise que le registre doit être établi par écrit. Les institutions ont la possibilité de l’établir sur support électronique ou sur support papier.
Vous êtes donc libre de décider de la forme que prendra votre registre des traitements de données. Ce qui importe, c’est que le document soit écrit. L’usage d’une feuille Excel est généralement recommandé pour mieux organiser le registre. La bonne nouvelle, c’est que la CNIL fournit elle-même un modèle de registre. Vous pouvez le télécharger en ligne et vous en servir.
Les mentions à faire figurer dans le registre des traitements de données
Pour qu’un registre des traitements de données respecte les normes, il est important que l’éditeur y fasse figurer des mentions obligatoires. Pour commencer, des informations précises doivent être fournies sur le responsable du traitement de données ou son représentant.
Les personnes concernées par les traitements de données ainsi que les données exploitées doivent aussi être précisées. Les finalités du traitement doivent également figurer dans le registre. Les destinataires des données dans le processus de traitement sont en outre à indiquer.
Il est aussi important de fournir des informations sur les délais de conservation des données. Pour finir les mesures sécuritaires prises pour préserver les données et éviter les fuites d’information doivent être exposées.
Il est important de fournir à chaque niveau des informations complètes et explicites pour faciliter l’exploitation du registre.
Conseils pour réussir l’établissement d’un registre des traitements de données
Pour réussir l’établissement d’un registre des traitements de données, il faut impérativement bien définir sa position dans les traitements. Les institutions peuvent notamment être responsable de traitement ou sous-traitant. Suivant le rôle qu’elles occupent, le registre à remplir et les informations à y faire figurer vont varier.
Après cette clarification utile, il faut prendre le temps de bien recenser toutes les données. Il faut ensuite remplir le registre et veiller à y mettre en avant toutes les mentions qui doivent y figurer. Le registre doit être mis à jour au fur et à mesure que le processus de traitement évolue. Au besoin, il est conseillé de faire appel à des entreprises spécialisées pour éviter les fourvoiements.
Les risques encourus en cas de non-respect de l’obligation d’établir un registre des traitements de données
Le non-respect de l’obligation d’établir un registre des traitements de données est puni par la loi. Les institutions qui enfreignent cette règle peuvent se voir infliger des amendes financières très élevées. Effectivement, la législation européenne prévoit que les sanctions pécuniaires peuvent atteindre jusqu’à 4% du chiffre d’affaires mondial annuel ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé des deux.
Les institutions risquent aussi de perdre leur crédibilité et la confiance de leurs clients si elles ne répondent pas aux exigences en matière de protection des données personnelles. Cette situation peut gravement impacter leur image publique et nuire à leur réputation.
prendre au sérieux l’établissement d’un registre complet desdits traitements. Le respect strict de cette obligation permet effectivement d’assurer une meilleure maîtrise et gestion des données collectées, ainsi que le respect scrupuleux du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
Comment assurer la mise à jour régulière du registre des traitements de données pour rester en conformité avec la réglementation en vigueur
Une fois que vous avez établi le registre des traitements de données, la mise à jour régulière est une obligation pour assurer sa conformité avec les règles en vigueur. La législation européenne prévoit qu’il doit être mis à jour au moins une fois par an, ou dès lors qu’un traitement est modifié ou ajouté.
La première étape consiste à identifier tous les acteurs impliqués dans le processus de collecte et de gestion des données personnelles. Cela permettra d’assurer que toutes les informations requises soient correctement consignées dans le registre.
Il faut aussi veiller à mettre à jour rapidement toute nouvelle information relative aux traitements existants lorsque cela se produit. Effectivement, tout changement dans l’exécution du traitement tel que l’embauche d’un nouveau sous-traitant, un transfert de données vers un pays tiers ou encore une modification des finalités initiales doit être renseigné sur ce document officiel.
Aussi, vous devez confier cette mission à une personne responsable pour s’assurer du respect strict des dispositions légales en matière de protection des données personnelles. Ce responsable sera alors chargé, entre autres tâches :