Malgré la forte digitalisation, le support en papier demeure encore présent que ce soit, en entreprise ou pour des fins personnelles. En effet, pour garder des traces physiques des documents numériques, certains doivent être imprimés, classés et stockés sous format papier. C’est dans ce cas qu’interviennent les porte-documents. Retrouvez dans cet article comment choisir un porte-documents efficace et durable.
Plan de l'article
Choisir son porte-documents en carton en fonction de la résistance recherchée
Le premier critère à prendre en compte quand on désire se procurer un porte-documents est la résistance de ce dernier. En effet, en fonction de l’importance des documents à transporter, le porte-documents choisi doit être en mesure de les protéger de l’humidité et des salissures en tous genres.
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Contrairement à ce que beaucoup pensent, en matière de porte-documents, le carton, fait partie des matériaux les plus résistants. La résistance d’un carton est fonction du nombre de cannelure qu’il possède. Pour ceux qui ignorent de quoi il s’agit, le nombre de cannelure est l’équivalent du nombre de couches qui compose le carton. Plus un carton possède de cannelure, plus il est épais et par conséquent résistant.
Ainsi, quand le carton qui a servi à la conception du porte-documents possède deux couches on parle de double cannelure et, de triple cannelure quand il en possède trois. Alors, plus vous aurez besoin d’un porte-documents en carton résistant plus, votre choix devra être orienté vers celui qui possède le nombre de cannelure le plus élevé.
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Choisir votre porte-documents en carton en fonction du type de fermeture qu’il possède
Afin de sécuriser le plus possible les documents que vous mettez dans votre porte-documents en carton, il vous faudra en choisir un avec une fermeture adaptée à vos besoins de sécurité. Par exemple, vous avez la possibilité d’opter pour une fermeture adhésive. Ce système vous permet de sécuriser vos documents en appliquant une simple pression sur les bords de l’ouverture. Cette pression collera les deux parties de sorte à garder vos documents scellés.
Outre ce système, il existe une grande variété de systèmes de fermeture sécuritaire. Il vous revient donc d’opter pour celui qui vous convient, du moment où il vous évite de perdre vos documents au cours d’un déplacement.
Choisir son porte-documents en fonction de sa taille de stockage
Peu importe que votre porte-documents en carton réponde à tous vos critères, vous ne pourrez l’utiliser que s’il arrive à contenir tous vos documents. Vous l’avez déjà sans doute compris, le choix d’un porte-documents dépendra avant tout de la taille des documents que vous désirez mettre à l’intérieur.
Selon le type de document que vous souhaitez stocker, vous pouvez retrouver sur le marché, différents formats de porte-documents en carton. Au nombre de ceux-ci nous avons : le format C5 et B5 qui permettent de stocker du papier en format A5, et, ceux C4 et B4 qui permettent de contenir du papier en format A4. Il est également important de savoir que vous pouvez stocker vos papiers en format A4 dans des porte-documents de format C5 et B5 si vous les pliez en deux.