Attestation de travail : comment la compléter, quand et à qui la remettre ?

Parmi les devoirs de l’employeur figure l’élaboration des documents de l’entreprise. Encore appelée attestation d’emploi, l’attestation de travail constitue l’un des documents délivrés par l’employeur. Ce document permet d’attester le contrat de travail (CDD ou CDI) conclure entre l’employeur et son employé. Il justifie le poste de travail occupé par ce dernier. Découvrez plus de détails sur le contenu de l’attestation de travail.

Comment compléter l’attestation de travail ?

L’attestation de travail ne comporte pas des mentions légales particulières. Cependant, il est important de vérifier la convention collective dont dépend votre entreprise pour savoir si celle-ci impose un formalisme. Toutefois, vous devez indiquer tous les éléments susceptibles de donner une valeur juridique opposable à ce document. Il est logique d’indiquer dans ce document :

Lire également : 5 conseils pratiques pour réussir votre processus d’immigration

• L’identité de l’employeur (dénomination sociale de l’entreprise, adresse du siège social ou autres)

Lire également : Les enjeux juridiques liés à la digitalisation des entreprises : tout ce que vous devez savoir

• L’identité du salarié (nom et prénoms)
• Le type du contrat de travail (CDI ou CDD)
• Le poste occupé par le travailleur
• La durée d’occupation du poste
• La date d’embauche de l’employé et son ancienneté
• La date de délivrance de l’attestation
• La signature de l’employeur ou du service des ressources humaines.

L’employeur peut préciser dans ce document que son collaborateur n’est pas en période d’essai, ni dans une procédure de démission ou de licenciement. Le salarié en préavis de départ peut faire la demande d’attestation d’emploi à son employeur. Dans ce cas, l’employeur peut le mentionner dans l’attestation.

L’élaboration de l’attestation de travail est relativement simple. Elle ne répond à aucun formalisme particulier, a. Ce document prend généralement la forme d’une simple lettre. L’employeur ou le service RH peut la rédiger sur un papier à en-tête de l’entreprise. À défaut de cela, il faut apposer le tampon de l’entreprise sur le papier. Vous pouvez recourir à un modèle d’attestation de travail en ligne. Cela vous simplifie la tâche.

Quand et à qui remettre une attestation de travail ?

L’employeur doit remettre l’attestation de travail à son employé quand ce dernier la demande. Ce document est signé et remis au salarié afin d’attester qu’il occupe un poste dans l’entreprise. L’attestation de travail est donc délivrée au travailleur titulaire d’un contrat de travail. Celui-ci l’utilise en cas de nécessité. Il peut la remettre à un tiers dans le but de prouver qu’il travaille au sein de votre entreprise. Le salarié peut demander à son employeur une attestation de travail afin de ne pas communiquer sa fiche de paie lorsqu’il veut garder confidentiel son salaire. Le salarié peut avoir besoin de ce document lors d’une demande de prêt auprès d’un organisme financier.

Lorsqu’un employeur fournit une attestation d’emploi mentionnant le poste et la date de démarrage des fonctions à un candidat au recrutement, elle sera considérée comme une promesse d’embauche. Il faut noter que l’attestation de travail n’est pas un document légal. L’employeur n’a donc aucune obligation légale à la délivrer à son salarié même en cas de demande. Il faudrait toutefois vérifier les conventions collectives dont vous dépendez. Elles peuvent rendre obligatoire ce document. Les conventions collectives peuvent aussi prévoir des sanctions lorsque l’employeur refuse de remettre ce document à son collaborateur ou en cas d’oubli d’une quelconque information. Ce document peut être envoyé par courrier ou remis en main propre à l’employé.

Attestation de travail et certificat de travail : quelles différences ?

L’attestation de travail et le certificat de travail n’ont pas la même valeur. La première peut être librement rédigée par l’employeur ou le service RH sur demande de l’employé. Rien n’oblige l’employeur à répondre favorablement à la demande de son collaborateur. Par contre, le certificat de travail est un document que l’employeur doit obligatoirement remettre à son collaborateur lorsque le contrat de travail de ce dernier prend fin. Il doit lui fournir ce document, peu importe le type de contrat ou le motif de sa rupture (démission, licenciement ou prise d’acte). Le certificat de travail doit être remis avec le STC (Solde de Tout Compte) sans que le collaborateur ne le demande. Ce document renseigne sur les états de service de l’employé.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une attestation de travail ?

Lorsque l’employeur rédige une attestation de travail, il doit y inscrire un certain nombre d’informations obligatoires. Tout d’abord, il faut préciser l’identité complète de l’entreprise (nom, adresse et numéro SIRET) ainsi que celle du salarié (prénom, nom et date de naissance). Il est aussi primordial d’y indiquer les dates exactes de début et de fin du contrat. Si le contrat n’est pas encore terminé au moment où le collaborateur demande une attestation de travail, alors la date actuelle peut être mentionnée comme date butoir. L’intitulé du poste occupé par le salarié ainsi que sa qualification professionnelle doivent être spécifiés sur le document.

Le lieu où se trouve le siège social ou l’établissement employeur doit figurer sur cette attestation. Elle doit aussi comporter la signature manuscrite ou électronique de la personne habilitée à certifier les informations communiquées dans cette pièce officielle.

Sachez que vous pouvez remettre votre attestation à différents interlocuteurs : Pôle Emploi pour justifier vos périodes travaillées lors d’une demande de chômage, un organisme financier dans le cadre d’une demande auprès des banques mais aussi aux administrations publiques qui peuvent avoir besoin sérieusement des mises à jour concernant votre situation professionnelle.

Cette démarche administrative permet ainsi plus aisément à chacun(e) de vaquer librement à ses affaires courantes avec un minimum d’énergie dépensée, afin que les attentions principales demeurent portées sur les tâches essentielles de la vie courante.

Comment éviter les erreurs fréquentes lors de la rédaction d’une attestation de travail ?

La rédaction d’une attestation de travail peut parfois être source d’erreurs. Voici quelques conseils afin d’éviter les erreurs fréquentes lors de la rédaction de ce document.

Vous devez bien vérifier toutes les informations qui sont inscrites sur l’attestation avant sa remise au salarié concerné. Il faut s’assurer que le nom et prénom du collaborateur, ainsi que ses dates de début et fin de contrat soient correctement mentionnés, tout comme son poste occupé.

Vous devez demander aux RH en charge de cette tâche administrative de ne pas confondre l’attestation avec un certificat de travail qui constitue un autre document légal assez spécifique à certains contextes juridiques particuliers.

Dans le cas où le salarié a changé plusieurs fois d’affectation ou si l’on souhaite faire figurer plus précisément la nature des missions effectuées durant son contrat, une lettre officielle accompagnée du CV pourrait alors être une solution envisageable.

Autre erreur courante : le non-respect du délai imparti pour la réalisation et la signature du document. Effectivement, l’article L1234-19 stipule qu’un employeur a 15 jours maximum après réception d’une demande écrite faite par un ancien salarié pour remettre cette attestation à celui-ci. Passer ce délai peut engendrer des conséquences néfastes sur certains droits liés aux différentes parties concernées. Par exemple, dans certains pays, cela peut engager toute responsabilité pénale de l’employeur.

Il est recommandé d’utiliser une terminologie claire et sans ambiguïté pour éviter toutes éventuelles mauvaises interprétations des termes souvent très spécifiques à chaque secteur. Les informations quantitatives doivent aussi être vérifiées avec attention afin que les chiffres ne soient pas erronés (salaire annuel, nombre de jours ouvrés travaillés par semaine…).

Globalement, la rédaction d’une attestation de travail requiert une grande rigueur car elle constitue un document officiel crucial pour le salarié. En cas de doute sur la rédaction, n’hésitez pas à consulter un expert juridique qui vous aidera à rédiger ce type de texte dans les règles.